Time Management is voor sommigen té breed. Van droge theorie en de uitleg van technieken tot waslijsten time management tools, je snapt pas écht hoe het werkt met wat duidelijke voorbeelden. Die ontdek je in dit artikel.
We laten je zien hoe time management er in de praktijk uitziet, zodat jij inziet welke methode het beste bij jou past. Dat is efficiënt werken.
Waarom time management onmisbaar is voor succes én rust
Wie aan time management denkt, zal snel uitkomen bij gedachten als het efficiënt indelen van je agenda. Maar het gaat verder dan dat. Het is een vaardigheid die bepalend is voor een productieve dag en zelfs je gemoedsrust.
Als jij efficiënt met je tijd om kunt gaan, krijg je meer voor elkaar, ervaar je minder stress en creëer je ruimte voor de dingen die je écht belangrijk vindt. Daarnaast vergroot je natuurlijk de kans op betere resultaten en promotie op je werk.
Voorbeeld 1: de 2-minuten regel
Dit is een van de simpelste time management voorbeelden: de ‘2-minuten regel’. Je kunt er na het lezen van dit artikel direct mee beginnen en het is altijd effectief.
Als je al je taken voor de dag op hebt geschreven, pik je de taken eruit die je binnen twee minuten kunt doen. En die doe je dan ook meteen. Een ideaal begin van je werkdag of werkblok: je bent meteen productief.
Voorbeelden zijn:
- Bureau opruimen
- Een e-mail opstellen
- De vaatwasser inruimen
- Iemand bellen om wat door te geven
Hoewel we altijd zeggen dat het met time management draait om technieken die voor jou werken, is dit er een die eigenlijk voor iedereen werkt. Bijkomend voordeel is dat je kleine taken niet meer voor je uitschuift.
Voorbeeld 2: Time Logging techniek
Kijkt er iemand over je schouder mee, dan word je productiever. Dat is meestal niet prettig, want het lijkt verdomd veel op micro-management.
Maar het werkt dus wel. Wat kunnen we er dan aan doen? Juist, we kijken over onze eigen schouder mee. Dit is een van mijn favoriete time management voorbeelden en ik zet ‘m zelf dan ook veelvuldig in: time logging.
Met deze techniek houd je nauwkeurig bij hoe je je tijd besteedt. Zo simpel als het klinkt, is het ook. Per taak schrijf je je begin- en eindtijd op.
Dit heeft twee voordelen:
Inzicht – je krijgt inzicht in hoe lang sommige taken duren, waardoor je je tijd in de toekomst efficiënter in kan delen. Denk bijvoorbeeld aan projectmanagers, die moeten nauwkeurig in kunnen schatten hoelang ze nodig hebben voor een project.
Bewustzijn – als je weet dat je alles bij moet houden, ga je niet zo snel op social media scrollen. Dan verdoe je tijd. En dat wil je niet – jij wilt namelijk goede cijfers kunnen overleggen.
Het is belangrijk dat je ook geregeld naar je eigen cijfers kijkt. Aan alleen het noteren van je begin- en eindtijden heb je niet zo veel, het draait om de analyse. Waarom duurde een taak langer dan verwacht? Wat kan je eraan doen? En moet je dat soort taken in het vervolg op een ander moment inplannen?
Voorbeeld 3: Batch Processing
Als je eenmaal lekker bezig bent, is het lastig om te stoppen. Dat gevoel herken je wel, toch? Om dat voor elkaar te krijgen, is het belangrijk dat je goed door kunt werken, en dat is precies waar dit time management voorbeeld – batch processing – om draait.
Dat zit zo: je hersenen vinden het niet prettig om telkens van taak te moeten wisselen. Het is daarom makkelijker om gelijksoortige taken achter elkaar uit te voeren, dan kom je in een soort flow terecht.
Daar draait batch processing dan ook om. Niets meer, niets minder. Je groepeert gelijksoortige taken en voert ze in één keer uit. Geen pauze, geen afleiding, gewoon knallen.
Voorbeeld batch processing
De inbox zero methode is in principe batch processing. Je kunt heel de dag om het halfuur in je mailbox kijken of er nieuwe mails binnen zijn gekomen, maar dan zit je uiteindelijk 4 uur lang heen-en-weer te mailen. Zonde van je tijd.
In plaats daarvan werk je twee of drie keer per dag je gehele inbox weg. Dat is een van de time management voorbeelden op het gebied van batch processing.
Wist je dat het verstandig is om in de ochtend al je mailbox(en) weg te werken? Dan begin je de dag al met een voorsprong op anderen. Lees erover in ons artikel: ‘ochtendroutine samenstellen: de ultieme gids‘.
Voorbeeld 4: Eisenhower Matrix
Tijd verdoen aan taken die je amper vooruit helpen? Dat is zonde. Wie meters wil maken, zal taken uit moeten voeren die belangrijk en urgent zijn. Om je te helpen taken prioriteren, kun je de Eisenhower Matrix gebruiken.
De Eisenhower Matrix heeft vier kwadranten:
- Belangrijk en urgent
- Belangrijk maar niet urgent
- Urgent maar niet belangrijk
- Niet belangrijk en niet urgent
In een ideale wereld voer je alleen taken uit die in de bovenste kwadranten vallen. De overige taken delegeer of verwijder je – ze brengen je niet verder. Jij hoort je te focussen op dat wat belangrijk is.
Voorbeeld 5: Pomodoro Methode
Makkelijk en effectief. Deze time management techniek is ooit ontstaan door een kookwekker in een Italiaanse keuken, en tegenwoordig populair over de hele wereld.
Je deelt grote projecten op in kleine deeltaken, schrijft op wat je gedurende de dag allemaal moet doen en zet een timer van 25 minuten. In dat blok werk je ongestoord aan een taak, waarna je 5 minuten pauze neemt. Dat herhaal je.
Naar mijn mening een van de mooiste time management voorbeelden. Wil je hier het maximale uit halen? Lees dan dit artikel eens: ‘Pomodoro methode: complete uitleg‘.
Voorbeeld 6: Getting Things Done (GTD) methode
De Getting Things Done methode helpt je grote taken op te delen in kleine subtaken waardoor de drempel om te beginnen verlaagd wordt.
Probeer door middel van een braindump alle taken die je nog moet doen te verzamelen. Maak daarna duidelijk wat ze betekenen en waarom ze belangrijk zijn. Alles wat niet belangrijk is, streep je meteen weg. De overige taken breek je waar nodig op in kleinere subtaken en je begint.
Probeer de time management voorbeelden ‘Getting things done’ en de ‘2-minuten regel’ eens te combineren. Alles wat na het uitvoeren van bovenstaande in twee minuten te doen is, doe je meteen. Win-win!
Hoe ontdek je welke time management techniek bij jou past?
Simpel: door te doen. Je kunt lezen tot je een ons weegt, je ontdekt door te ervaren. Probeer vandaag het een uit, morgen het ander. Je zult er vanzelf achter komen wat voor jou werkt en wat bij je werk past.
En blijf vooral experimenteren. Het kan voorkomen dat je voor bepaalde types werk, bepaalde technieken wilt gebruiken.
Conclusie over time management voorbeelden
Wie tegenwoordig professioneel succes wil behalen, zal zich moeten focussen op time management. Zeker door alle afleiding kan je er simpelweg niet meer omheen. De voorbeelden die je voorbij hebt zien komen, bieden praktisch inzicht om je tijd beter in te delen en je productiviteit te verhogen.
