Volgens onderzoeken heeft bijna 50% van alle mensen vaak moeite met concentratie. Ben jij er klaar voor om meer voor elkaar te krijgen? Geef je productiviteit een boost met de pomodoro methode. Het enige wat je nodig hebt, is een timer. In dit blog leg ik je precies uit hoe het werkt.
Wat is de Pomodoro methode?
De Pomodoro methode is time management techniek waarbij je werk opdeelt in intervals met korte pauzes. De populairste variant is de ’25-5′ waarbij je 25 minuten werkt, gevolgd door 5 minuten pauze. Dit herhaal je vier keer waarna je een langere pauze neemt van 15-20 minuten.
De techniek wordt door zijn eenvoud over de hele wereld gebruikt. Het enige wat je nodig hebt is een timer – dit kan een fysieke of digitale zijn.
Het was Francesco Cirillo die de Pomodoro methode verzon in zijn tijd als student. Zoals zo veel studenten had hij genoeg dingen te doen buiten het studeren, waardoor hij zijn tijd aan zijn bureau zo efficiënt mogelijk wilde inzetten. Hij stond in de keuken, zag een timer in de vorm van een tomaat en het was raak. Daarom heet de methode ‘Pomodoro‘, het Italiaanse woord voor tomaat.
Hoe werkt de Pomodoro Methode?
Om je productiviteit met de Pomodoro Methode te maximaliseren, raad ik je aan onderstaande stappen te doorlopen. Door een paar minuten voorbereiding bespaar je jezelf een extra interval omdat je sneller en efficiënter werkt.
- Bepaal aan welke taak je gaat werken per blok. Probeer grotere projecten te verdelen in kleinere taken zodat duidelijk is waar je wanneer aan werkt.
- Zet de timer. Je kunt de traditionele 25 minuten werken pakken, maar je kunt de tijden ook anders inzetten.
- Geef taken je volledige aandacht. Sluit alle irrelevante tabbladen, leg je telefoon weg en focus jezelf op de taak.
- Benut je pauze. Het is belangrijk dat je in je pauze iets doet wat ongerelateerd is aan je werk. Ga koffie zetten, klets met iemand en ga in ieder geval weg van je bureau.
- Herhaal de stappen in totaal vier keer en neem daarna een langere pauze voor je weer bij stap 1 begint.
Het allerbelangrijkste is het focussen. Minimaliseer afleidingen en deel eventueel met collega’s dat je niet gestoord wilt worden. Je zult bergen werk verzetten op deze manier, die 25 minuten vliegen voorbij!
Personaliseer de Pomodoro Methode
Een voor allen, allen voor één? Niet in de wereld van time management. Iedereen is anders en daarom gebaat bij een andere aanpak. Dat maakt deze techniek zo mooi, je kunt hem namelijk personaliseren. Hieronder deel ik een aantal manieren waarop dat kan:
1. Verander de werkblokken
Zit jij er pas na 10 minuten lekker in? Dan kan 25 minuten wat kort zijn. Hier wat andere opties voor de werkblokken:
- 50 minuten werken – 10 minuten pauze.
- 75 minuten werken – 15 minuten pauze.
- 90 minuten werken – 10/15 minuten pauze.
Er zijn ook mensen die heel creatieve taken uit moeten voeren, waarvoor 25 minuten als mentaal uitputtend wordt ervaren. Je kunt daarbij ook voor 15 minuten werken gaan en dit afwisselen met 5 minuten pauze. Probeer dan wel het aantal intervals dat je doet voor je pauze te vergroten.
2. Laat het samenwerken met andere time managament technieken
Iedereen kan zich 25 minuten volledig focussen – waardoor het voor iedereen dus mogelijk is om meer controle te krijgen over hun output. Bij Productieve Dag gaan we altijd op zoek naar meer. Daarom heb ik een aantal andere time management methodes waarmee je Pomodoro kunt combineren:
- 2-minuten-regel: alles wat je in twee minuten kan doen, doe je voor je begint met je werkblokken. Zo zit je sneller in je focus!
- Batch processing: groepeer soortgelijke taken zodat je er snel doorheen kunt in één Pomodoro. Efficiëntie is key.
- Eisenhower Matrix: verdeel je taken gebaseerd op urgentie en belangrijkheid om te voorkomen dat je tijd spendeert aan minder belangrijke taken.
3. Maak je pauzes speciaal
De pauzes zijn heilig. Dat is een regel die we afspreken zodra jij hiermee gaat werken. Te vaak gaan professionals of studenten door met het werk in de pauze omdat ze er voor hun gevoel ‘lekker in zitten’. FOUT.
Ten eerste: bij dat gevoel raad ik je aan om de werkblokken te verlengen naar bijvoorbeeld 50 of 75 minuten. Ten twee: de pauzes zijn nodig om je brein te resetten. Bijna niemand kan zich urenlang focussen.
Maak je pauzes daarom speciaal en personaliseer ze. Je kunt een vriend bellen om te vragen hoe het gaat, misschien buiten een rondje lopen of door een roddelblad bladeren. Zolang je maar even niet aan werk denkt. Doe iets wat je leuk vindt.
De voordelen van de Pomodoro Methode
Het is niet voor niets dat dagelijks 2 miljoen mensen de Pomodoro Methode gebruiken om hun tijd efficiënter te benutten. Er zitten dan ook wat voordelen aan de methode, hieronder vind je er een paar.
Gefocust blijven
Het is eenvoudig om 25 minuten alles te geven. Minimaliseer afleiding en focus je volledig op één taak. Je zult zien dat de pauze er sneller is dan gedacht en dat jij gefocust bent gebleven.
Productiviteit verhogen
Doordat je gefocust bent, verzet je meer werk en neemt je productiviteit dus toe. Daarnaast kan ‘uitstel’ een killer zijn voor productiviteit. Met de Pomodoro Methode breek je grote projecten op in kleinere delen en ga je sneller aan het werk.
Doordat je weet dat je werk een start en stoptijd heeft, is het beginnen met werken makkelijker. Je stelt het minder snel uit.
Meer energie in de avond
Betrap je jezelf erop dat je onbewust op je telefoon door TikTok of Instagram scrolt terwijl je eigenlijk had moeten werken? Dan is de kans groot dat je aan het einde van de dag baalt van jezelf.
Of je voelt je futloos omdat je maar door blijft gaan met werken en er geen einde aan lijkt te komen.
Wie de Pomodoro Methode inzet, krijgt meer gedaan en houdt meer energie over. En je hebt nog een voldaan gevoel ook.
Tips voor het succesvol inzetten van de Pomodoro methode
Om het je nóg makkelijker te maken, hier wat tips om de Pomodoro Methode succesvol in te zetten:
Tip 1: sluit jezelf af – vermijd afleiding
Door alleen een digitale of fysieke timer te gebruiken ga je geen bergen werk verzetten. Daarom is het slim om jezelf af te sluiten in een kamer zonder afleiding. Plak bijvoorbeeld een post-it op de deur en schrijf daar ‘niet storen’ op, zodat anderen in huis weten dat je gefocust bezig bent.
Tip 2: koop een fysieke timer
Hoewel ik van het digitale ben, verbaasde het me hoeveel een fysieke timer helpt. Je ziet de tijd en als je even je concentratie kwijt bent, kijk je naar je timer en vind je vanzelf weer de motivatie om door te zetten.
Tip 3: telefoon op vliegtuigstand en weg
Om het maximale uit de Pomodoro Methode te halen, is het belangrijk dat je niet afgeleid raakt tijdens je focus-sessie. De grootste boosdoener en ‘productivity killer’ is de telefoon. Leg ‘m tijdens je Pomodoro sessie in een andere kamer en zet ‘m op vliegtuigstand, dan krijg je ook geen bureaublad meldingen op bijvoorbeeld een Macbook.
Pomodoro is meer dan alleen een tomaat
Van een normale groente naar een internationale bekendheid op het gebied van productiviteit. De Pomodoro Methode is, zoals je hebt kunnen lezen, veel meer dan alleen een vertaling. Het is naar mijn mening dé manier om grote projecten op te delen in behapbare stukjes en bergen werk te verzetten in een tijd waarin afleiding altijd op de loer ligt.
